To-Do Technisch Beheer
Square Four
Op maat gebouwd taakbeheersysteem waarmee vastgoedmedewerkers real-time samenwerken aan technisch onderhoud per pand, met volledige historie.
Het probleem
Square Four is een vastgoedbeheerder met een groeiend portfolio aan panden verspreid over Nederland. Medewerkers werken deels op kantoor en deels op locatie bij de panden zelf.
Het technisch beheer van die panden draait om taken: inspecties, reparaties, installaties, onderhoud. Bij Square Four waren die taken versnipperd over eigen Excel-lijsten, e-mail en het geheugen van individuele medewerkers.
| Probleem | Gevolg |
|---|---|
| Geen overzicht | Niemand wist precies welke taken er openstonden bij welk pand |
| Geen geschiedenis | Als een medewerker vertrok of ziek werd, ging kennis over panden verloren |
| Onduidelijke verantwoordelijkheid | Taken vielen tussen wal en schip doordat niet helder was wie waarvoor verantwoordelijk was |
| Vertraagde communicatie | Updates bereikten collega's pas als iemand eraan dacht ze door te mailen |
Square Four had geen behoefte aan een zwaar projectmanagement-pakket. Ze zochten een praktisch, dagelijks hulpmiddel dat medewerkers dient — geen bureaucratie, geen overkill.
De oplossing
LLMsolution bouwde een op maat gemaakt taakbeheersysteem specifiek voor technisch vastgoedbeheer. Een webapplicatie die zowel op desktop als mobiel werkt, met real-time synchronisatie zodat iedereen altijd dezelfde stand van zaken ziet. Alles draait om drie pijlers: taken beheren per pand, communiceren zonder e-mail, en altijd weten wat er speelt — ook onderweg.
Core functies
Taken beheren met een Kanban board
Taken worden per pand aangemaakt met titel, omschrijving, prioriteit, deadline en categorie. Via een drag-and-drop Kanban board met drie kolommen — Open, In uitvoering en Afgerond — houden medewerkers grip op hun werk.
Elke taak is toewijsbaar aan meerdere collega's en doorstuurbaar naar een ander teamlid. Filters op medewerker, prioriteit en categorie zorgen dat iedereen precies ziet wat voor hen relevant is. Een ongelezen-indicator toont wanneer er nieuwe activiteit is op een taak.
Vanuit elk pand kan direct een nieuwe taak worden aangemaakt met alle relevante velden: titel, omschrijving, prioriteit, deadline, categorie en toewijzing. Medewerkers kunnen ook privétaken aanmaken die alleen voor henzelf zichtbaar zijn.
Communiceren zonder e-mail
Elke taak heeft een eigen opmerkingenthread waar medewerkers direct op elkaar reageren. Updates, vragen en afspraken staan gebundeld op één plek — in plaats van verspreid over losse e-mails. Alle betrokkenen krijgen een notificatie bij een nieuwe opmerking, zodat niemand iets mist.
Daarnaast verschijnen real-time notificaties bij nieuwe toewijzingen, afgeronde taken, opmerkingen en naderende deadlines. Elke wijziging is direct zichtbaar bij alle betrokken gebruikers, zonder de pagina te verversen.
Pandenbeheer met kaart en tijdlijn
Alle panden zijn zichtbaar op een interactieve kaart van Nederland, filterbaar op portefeuille en stad. Medewerkers schakelen tussen lijst- en kaartweergave en klikken direct door naar een pand.
Elk pand heeft een eigen detailpagina met een chronologische tijdlijn van alles wat er is gebeurd: taken aangemaakt, statuswijzigingen, opmerkingen geplaatst, personen toegevoegd of verwijderd. Zo is de volledige geschiedenis van een pand altijd inzichtelijk — ongeacht wie er aan heeft gewerkt.
Portefeuilles en fondsen
Panden zijn georganiseerd in fondsen (portefeuilles) met eigen beheerders. Dit geeft overzicht per portefeuille en zorgt dat de juiste medewerkers automatisch worden voorgesteld bij taaktoewijzing.
Export en rapportage
Taken zijn exporteerbaar naar PDF en Excel, per pand of per portefeuille. Met filters op categorie en subcategorie maken medewerkers gerichte uitdraaien — bijvoorbeeld een wekelijks overzicht van al het openstaande onderhoud, of een export van alle inspectietaken voor een specifiek fonds.
Volledig mobiel te gebruiken
Medewerkers van Square Four zijn regelmatig op locatie bij panden. Het systeem is daarom mobile-first ontworpen en volledig bruikbaar op de telefoon — geen afgeslankte versie, maar dezelfde functionaliteit als op desktop.
- Navigatiebalk onderaan het scherm, binnen duimbereik
- Touch-geoptimaliseerd — grote knoppen en swipe-vriendelijke interface
- Sheets in plaats van popups op kleine schermen voor een native app-gevoel
- Taken aanmaken, opmerkingen plaatsen en statussen wijzigen gewoon vanaf je telefoon
Of een medewerker nu op kantoor achter een groot scherm zit of op een steiger met zijn telefoon in de hand — het systeem werkt hetzelfde.
Overige functies
| Functie | Omschrijving |
|---|---|
| Agenda | Kalenderweergave met taken op deadline, kleurcodering op prioriteit |
| Globaal zoeken | Doorzoekt taken, panden en medewerkers vanuit de header |
| Categorieën | Classificatie met kleuren, medewerkers kunnen nieuwe categorieën voorstellen |
| Light/dark mode | Volgt apparaatinstelling of handmatig wisselen |
| Hulpfunctie | Pagina-specifieke uitleg voor nieuwe medewerkers |
| Admin panel | Gebruikers, categorieën en portefeuilles beheren — zonder extra inzage in taken van anderen |
Technische aanpak
| Laag | Technologie |
|---|---|
| Frontend | Next.js 16 (App Router, Turbopack) |
| Backend & database | Convex (real-time database + serverless functions) |
| Authenticatie | Better Auth (session-based) |
| Styling | Tailwind CSS 4 + shadcn/ui |
| Drag & drop | dnd-kit |
| Kaarten | MapLibre GL |
| Export | ExcelJS + React PDF |
| Testing | Playwright E2E |
| CI/CD | GitHub Actions |
Waarom Convex? De keuze voor Convex als backend geeft out-of-the-box real-time reactivity: de database pusht wijzigingen automatisch naar alle verbonden clients. Dat maakt polling of websocket-logica overbodig en houdt de codebase simpel.
Waarom op maat? Bestaande tools (Asana, Monday, Trello) zijn generiek en vereisen configuratie die niet past bij de dagelijkse praktijk van technisch vastgoedbeheer. Een op maat gebouwde oplossing sluit naadloos aan op het werkproces van Square Four — van pandregistratie tot taakafronding.
Resultaat
Square Four heeft nu een centrale plek waar het hele team — op kantoor en op locatie — taken bijhoudt, communiceert en de historie van elk pand kan raadplegen.
- Geen informatie meer die verloren gaat in e-mails en Excel-lijsten
- Geen taken die tussen wal en schip vallen
- Volledige transparantie over wie wat doet bij welk pand
- Nieuwe medewerkers zijn direct productief door de hulpfunctie en intuïtieve interface
Optimaal voor mobiel gebruik, zie altijd en overal wat er te doen is.
Eenvoudig taken aanmaken voor jezelf, voor iemand anders of voor een groep.
Geef commands op de taak.
Zie al je taken geordend en gesorteerd op deadline en prioriteit. Sleep ze eenvoudig van de ene status naar de volgende.
Zie per pand de tijdlijn met alles wat er is gebeurd en wie de betrokkenen zijn.
Per pagina kan de gebruiker op vraagteken icoon zien om een korte uitleg over die pagina te zien, hierdoor kan iedereen direct aan de slag zonder externe uitleg. Het systeem wijst zich vanzelf.